Tiempo
En relación al tiempo, puede variar, de acuerdo a lo buscado por el cliente, pero generalmente, la campaña no excede los 4 meses y tiene como mÃnimo 2 semanas, esto puede variar en relación al medio o medios utilizados para la distribución de la misma.
Contrato
La contratación de un servicio publicitario, en este caso,una campaña, requiere sus cuidados especiales.
En relación al contrato, existen ciertas cláusulas que deben de ser cubiertas, a diferencia de otros contratos, por ejemplo;
1) Los servicios convenidos; previamente en el contrato se tiene que detallar, además de la creación, planificación y distribución de la campaña, si se brindarán servicios extras, tales como asesoramiento en estudios de mercado, servicios de cuenta y contacto, plan de medios. etc.
2) La confindencialidad, donde se pactará como "secreto comercial" toda la información aportada por el cliente hacia la agencia.
3) Los derechos de utilización, esto es, el derecho que tiene la agencia para el uso de los servicios brindados al cliente, o viceversa.
FORMATOS Y TIEMPOS
Venta
Igualmente, la venta del servicio está directamente relacionada al contrato, la agencia tiene que estipular el contrato de manera que se proteja ante el posible fallo del cliente. Tales como el incumplimiento de pagos, la obstrucción de la información, el plagio y el uso de los servicios brindados sin el consentimiento de la agencia o el autor, etc.
Manejo
Una vez lanzada la campaña, la agencia tiene que estar monitoreándola constantemente. Cómo? es posible hacer la contratación de un servicio extra que se encarga de monitorear constantemente los medios previamente elegidos por la agencia, y asà verificar si el medio está cumpliendo con el trato publicitario.
También es necesario el chequeo constante del público, observar las reacciones, si son positivas, los cambios serÃan mÃnimos, si la respuesta no es tan grande, replantear y buscar la falla, para cambiar la reacción.
Es necesario también, constantemente, ser minuciosamente precavidos con la imagen de la empresa (esto puede ser parte de un servicio agregado, tal como un relacionista público, community manager, etc.)
En cuanto al tiempo, el manejo de una campaña publicitaria es constante, y continuo.
Ejemplos de Formatos
Formatos
Tanto el cliente como la agencia, en ocasiones hace entrega y recepción de distintos materiales, ya sean documentos, equipo o mobiliario.
En este sentido, ambas partes necesitan ser bastante cuidadosas y precavidas, para evitar situaciones legales.
Por ejemplo, si el cliente entrega documentos clasificados para la elaboración del brief, la agencia debe de ser bastante minuciosa en el formato legal, para asà estar protegido contra cualquier situación.
Otro ejemplo es el préstamo de equipo, por ambas partes, se tiene que especificar el equipo, el tiempo, y la condición.
Estos son algunos ejemplos entre las posibles situaciones.
Es por esto, que se debe seguir, en cualquier transacción, un proceso, regido por un formato, para asegurar la colaboración efectiva entre cliente y agencia.
A continuación se presentan los distintos formatos:
Ejemplos de Formatos
Formato de Resguardo de Materiales, Equipo y Herramienta
Formato de Entrega de Documentos
Resguardo de Bienes
Formato de Préstamo de Equipo
Formato de Entrega de Bienes
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